Informationen für den internen Auditor

Termin Neu 15.7.2015

Informationen zum internen Auditor…

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Praxistipps für interne Auditoren: So sind Sie erfolgreich

Interner Auditor: Selten beliebt

Die Rolle des internen Auditors ist unter den Mitarbeitern nicht immer sehr beliebt. Um die anspruchsvolle und wichtige Rolle mit Erfolg auszufüllen und effektive interne Audits durchzuführen, gibt Ihnen der QM-Guru Holger Grosser hier die wesentlichen Qualitäten und Voraussetzungen mit auf den Weg.

Die Vorteile und guten Gründe für interne Audits als Bestandteil des QM kennen Sie: Probleme und Schwierigkeiten in Unternehmensabläufen und Prozessen herausfinden und Korrekturmaßnahmen initiieren. Die Internen Audits fungieren also als Kontrollinstrument – und hier liegt mögliches Konfliktpotential, denn die Mitarbeiter fühlen sich ggf. überwacht und in ihrer Arbeit nicht anerkannt. Damit die Audits konfliktfrei verlaufen und ihren Sinn voll erfüllen, teilt Holger Grosser Ihnen aus seinem langjährigen Erfahrungsschatz wichtige Praxistipps mit.

Frage: Herr Grosser, Sie sind Spezialist für interne Audits. Wie sollte der Auditor vorgehen, um mit den Mitarbeitern konstruktiv umzugehen?

Holger Grosser: Der Begriff “Audit” stammt aus dem Lateinischen und heißt “Zuhören”. Und dies ist auch das Motto eines guten internen Audits. Nicht die Suche nach persönlichen Schuldigen für ein Problem steht im Vordergrund, sondern das Problem selbst – und vor allem dessen Beseitigung. Wichtig ist das gemeinsame Ziehen an einem Strang. Da es jedoch häufig um Veränderungen eines vertrauten Ablaufes geht, müssen Sie manchmal taktisch agieren, um liebgewonnene Gewohnheiten aufzubrechen. Gern gebraucht jemand hier ein Argument wie “QM ist zu aufwändig und hält mich von meiner Aufgabe ab.” Setzen Sie hier an: Wenn wir unsere Arbeit kritisch beleuchten und verbessern, sparen wir letztendlich Zeit.

Frage: Welche ausdrücklichen Anforderungen stellt die ISO 9000 an das Audit und den Internen Auditor?

Holger Grosser: Die Formulierung lautet: Das interne Audit ist ein systematischer und unabhängiger dokumentierter Prozess mit dem Ziel die Erfüllung von Norm- oder Kundenanforderungen zu überprüfen. Im Auditnachweis werden die Erkenntnisse gesammelt und ausgewertet.
Im Einzelnen heißt dies:

  • Das Interne Audit ist sorgfältig geplant und folgt einer vorgegebenen Linie.
  • Der Interne Auditor ist von seinem eigentlichen Arbeitsbereich unabhängig – er auditiert andere Abteilungen bzw. nicht seine eigenen Aufgaben.
  • Auditpläne, Bericht und Checklisten gewährleisten Transparenz für alle Beteiligten.
  • Die Auditziele und der vorab festgelegte Soll-Zustand legen fest, welche Aspekte und Kriterien im Audit geprüft werden.
  • Die Nachweise des Internen Audits zeigen, dass es jederzeit um Tatsachen geht und nicht um Spekulationen.

Frage: Fordert die ISO eine bestimmte Häufigkeit oder feste Zeitabstände für die Durchführung der Internen Audits?

Holger Grosser: Nein, ein festes Schema existiert nicht, lediglich die Forderung nach “geplanten Abständen”. Die Mehrheit der Audits findet in jährlichen Abständen statt. Der wesentliche Punkt ist die Regelmäßigkeit, ganz gleich, welcher Abstand nun gewählt wird. Nur so erhalten Sie eine verlässliche “Auditdichte” und vermeiden, dass sich Probleme langfristig einschleichen und verfestigen, bevor endlich wieder ein Audit durchgeführt wird. In manchen Unternehmen kommen Interne Audits nur bei auftretenden Problemen vor – dies ist zu wenig und sorgt außerdem für eine angespannte Atmosphäre im Internen Audit selbst. Ein jährlicher Rhythmus dagegen ohne konkreten Anlass verläuft konstruktiver und deckt gleichzeitig bereits Kleinigkeiten auf.

Frage: Es kommt ja gelegentlich vor, dass Probleme oder Schwierigkeiten mit Absicht getarnt bzw. kaschiert werden. Wie kann der Auditor sie aufdecken oder diese Absichten überhaupt unterbinden?

Holger Grosser: Zunächst müssen wir uns vor Augen halten, dass wir alle Menschen sind und unsere Fehler nicht gern offenlegen. Deshalb muss der Tenor vor und während des Internen Audits immer wieder sein: Wir suchen keine Schuldigen, wir suchen Problemfelder und Störungen, die unsere Qualität beeinträchtigen und damit das Unternehmen schwächen. Als Interne Auditor müssen Sie den Beteiligten deutlich machen, dass Sie auf ihrer Seite sind und es Ihr Ziel ist die Abläufe – und somit die Qualität – zu verbessern. Agieren Sie partnerschaftlich, lassen Sie Raum für Vorschläge, beziehen Sie die Mitarbeiter in das Finden von Verbesserungen ein. Dann erkennen sie, dass das Kaschieren nicht notwendig ist.

Frage: Soll der Interne Auditor ganz genaue Vorgaben machen – oder wer legt die Ziele fest? Wo beginnt der Aufgabenbereich des Auditors?

Holger Grosser: Die Basis des Internen Audits bildet die QM Dokumentation. Der Auditor passt es den individuellen Gegebenheiten, am besten gemeinsam mit dem Verantwortlichen der jeweiligen Abteilung. Wenn das Soll steht, werden daraus der Verlauf und die Ziele des Internen Audits abgeleitet. Im Audit selbst stellt er den Ist-Zustand fest und – im Falle von Abweichungen – sorgt für die Initiierung geeigneter Korrekturmaßnahmen, die am besten vom Verantwortlichen der Abteilung festgelegt werden – er kennt die Abläufe und Mitarbeiter. Der Auditor wiederum hat die Aufgabe die Ergebnisse zu dokumentieren. Auch muss er die Ökonomie im Auge behalten: Sowohl das Interne Audit als auch die Maßnahmen müssen wirtschaftlich vertretbar sein.

Frage: Welche Eigenschaften benötigt der interne Auditor außer der entsprechenden Qualifikation und der Erfahrung?

Holger Grosser: Die Akzeptanz durch die Mitarbeiter ist der zentrale Aspekt – ohnedem geht es nicht. Aus diesem Grund braucht der Auditor eine ganze Reihe von Charaktereigenschaften: Fingerspitzengefühl für schwierige Situationen, ein sehr gutes Kommunikationsvermögen, Fachwissen und Kollegialität. Auch Beharrlichkeit, Neutralität und Fairness sowie eine gute Eigenwahrnehmung gehören dazu.
Lassen Sie mich Ihnen diese neun Aussagen aufzählen:

  1. Der Interne Auditor ist gut auf seinen zu auditierenden Bereich vorbereitet.
  2. Er konzentriert sich auf die Ziele des Internen Audits.
  3. Aufwand und Nutzen setzt der Interne Auditor in eine gesunde Relation.
  4. Der Interne Auditor orientiert sich stets an Fakten, nicht an Spekulationen.
  5. Er spürt die Gründe für gefundene Abweichungen auf.
  6. Ganz wichtig: Konzentration auf das Wesentliche der Sache.
  7. Er agiert partnerschaftlich und konstruktiv.
  8. Der Interne Auditor besitzt ein sehr gut ausgeprägtes Kommunikationsverhalten…
  9. und ist immer über alles gut informiert.

Jeder interne Auditor, der diese Eigenschaften besitzt und effektiv umsetzen kann, ist ein Garant für erfolgreiche Audits. Der offene Umgang mit Menschen steht an erster Stelle.

Frage: Wie bekommt man Schwung in bestehende interne Audits?

Interner Auditor: Seminar

Referent Interner Auditor

Holger Grosser

Holger Grosser, DGQ Auditor

Telefon: 0911-49522541
E-Mail Holger.Grosser


… diese Chance bietet Ihnen Holger Grosser,
der QM-Guru aus Fürth. Im Frühjhar bietet er einen Workshop zum internen Auditor an. Hierdurch werden Sie befähigt interne Audits selbst durchzuführen.
Die Wichtigkeit der Internen Audits als Bestandteil eines gut funktionierenden Qualitätsmanagement-Systems ist Ihnen bewusst: Der Interne Auditor deckt Schwachstellen in den Abläufen auf und erhöhen das Qualitätsbewusstsein aller Mitarbeiter. Zu einem guten Audit, das von den Beteiligten auch akzeptiert und mitgetragen wird, gehören jedoch zwei Faktoren: erstens ein gut geschulter interner Auditor und zweitens eine professionelle Vorgehensweise im Audit. Beides lernen Sie im Seminar. Über einen Tag bietet das Seminar alle Aspekte, die ein interner Auditor braucht.

Wie laufen die Webinare ab?

Webinar Anmeldung

Es ist ganz einfach: Sie melden sich hier für eines der Webinare an. Wir senden Ihnen umgehend eine Bestätigung Ihrer Anmeldung inkl. einem Link der Ihnen die Teilnahme ermöglicht, sowie alle nötigen Informationen zur Teilnahme.
Hier geht es zur Webinaranmeldung Einstieg für QMB´s und Interne Audits

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Testlauf

Damit beim Webinar alles reibungslos funktioniert, setzt sich unser Administrator einen Werktag vor Seminartermin mit Ihnen in Verbindung und führt mit Ihnen einen Test durch. Dieser dauert lediglich zwischen fünf und zehn Minuten – und der Weg ist frei für Ihre Teilnahme.

Durchführung

Am Tag selbst loggen Sie sich mit Ihrem von uns gesendeten Link ein. Und schon geht es los und Sie nehmen am Webinar teil.
Im ersten Teil, der etwa 1,5 Stunden dauert, geht es um die themenbezogene Vermittlung des Wissens und im zweiten Teil können Sie Fragen stellen und sich mit den anderen Teilnehmern austauschen.

Nachbereitung

Alle notwenidgen Unterlagen und auch die Teilnahmebestätigung schicken wir Ihnen per Mail zu. Auf diese Weise haben Sie die relevanten Informationen stets zur Hand. Der große Vorteil unserer Webinare ist, dass Sie Ihren Arbeitsplatz nicht verlassen müssen bzw. bequem vom PC aus lernen und diskutieren – einfacher und effizienter geht es nicht. Ihr neu erworbenes Wissen können Sie dann sogleich in die Praxis umsetzen.

e-book zum Seminar Interner Auditor

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Entscheiden Sie sich also für diesen Seminar – und schon bald werden Sie die Erfolge sehen.
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Fragen stellen

Hier können Sie Fragen zum internen Auditor stellen. Sie bekommen die Antworten umgehend per E-mail oder im Workshop.
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Häufige Fragen zu internen Audits

Frage: Werden auch Auszubildende befragt?

Antwort: Dies ist grundsätzlich möglich und bezieht sich entsprechend auf ihre speziellen Tätigkeiten.

Frage: Wer führt in einem Ein-Mann-Betrieb das Audit durch?

Antwort: Der Inhaber führt das Audit selbst durch.

Frage: Welche Qualifikationen benötigt ein interner Auditor bzw. QMB?

Antwort: Es gibt keine ausdrücklichen Vorschriften für Qualifikationen. Aber die Qualifikation muss nachweisbar sein, z.B. durch die Teilnahmebescheinigung an einem Seminar oder durch den Nachweis eines Selbststudiums. Es kann vorkommen, dass im Zertifizierungsaudit eine Empfehlung für eine Schulung gegeben wird.
Wenn es in einem Unternehmen mehrere interne Auditoren gibt, empfiehlt sich ein regelmäßiger Kontakt und Austausch über die jeweiligen Audits und die Ergebnisse.

Frage: Dürfen externe QMBs interne Audits durchführen?

Antwort: Ja, das ist erlaubt. Es bietet sich insbesondere dort an, wo die Unabhängigkeit des Audits durch den internen Auditor nicht gegeben wäre.

Frage: Wie können Mitarbeiter motiviert werden, sich als interner Auditor zur Verfügung zu stellen?

Antwort:

  • Auf die Ziele und den Qualitätsgewinn hinweisen
  • Keine gezielte Fehlersuche und persönliche Kritik betrieben, sondern einen kooperativen und konstruktiven Umgang pflegen
  • Sämtliche Beteiligten einbeziehen – auch den internen Auditor
  • Die Führungsebene muss hinter dem Auditor stehen
  • Die Audits so gestalten, dass alle Mitarbeiter die Ergebnisse als Qualitätsgewinn erkennen und auch Einblicke in andere Abteilungen erhalten
  • Die Beteiligten schrittweise an die Auditsituation gewöhnen und nicht zu plötzlich vorgehen
  • Bei jedem Audit andere Bereiche auditieren und unterschiedlichen Schwerpunkte setzen, das vermeidet Monotonie
  • Nicht nur vermeintliche Problemfelder auditieren, sondern auch Bereiche, in denen alles gut läuft

Frage: Wie lässt sich eine größtmögliche Unabhängigkeit des internen Auditors erreichen?

Antwort: Dies geht nur, wenn es mindestens zwei Auditoren im Betrieb gibt, denn so wird vermieden, dass ein Auditor seinen eigenen Bereich auditiert. Ist dies nicht möglich, sollte ein externer Auditor hinzugezogen werden.

Frage: Wer legt Ziele und Umfang des Audits fest – die Geschäftsführung oder der QMB?

Antwort: In der Regel ist dies die Zuständigkeit der Geschäftsführung, aber sie kann es an den QMB delegieren oder beide definieren die Ziele gemeinsam. Die konkrete und praktische Planung der Durchführung liegt beim Auditor.

Frage: Welche Fragen werden typischerweise in einer Prüfung zum internen Auditor gestellt?

Antwort:Solche Fragen können vorkommen:

  • Nennen Sie fünf Aufgaben eines internen Audits.
  • Erklären Sie das QM-Instrument des internen Audits sowie dessen Nutzen für die Organisation.
  • Welche Qualitäten sollte ein QMB mitbringen?
  • Wie läuft ein internes Audit in der Regel ab?
  • Müssen sämtliche Fragen des Audits vorab feststehen? Begründen Sie Ihre Antwort.

Frage: Ein Unternehmen hat einen neuen, zusätzlichen Standort aufgebaut. Wie wird bezüglich interner Audits vorgegangen?

Antwort: Das erste Audit klärt Folgendes:

  • Werden die Forderungen des zentralen QMS erfüllt?
  • Ist der neue Standort fest ins bestehende QMS eingebunden und werden die Verfahren eingehalten?
  • Falls es Abweichungen gibt: wo und welcher Art?